Archiwizujesz dokumentację? Zwróć uwagę na kwestie bezpieczeństwa!

Archiwizacja dokumentacji to zdecydowanie najlepszy sposób na uporządkowanie niezwykle ważnych druków, usprawnienie pracy osób zatrudnionych oraz wydajniejszą obsługę kontrahentów i klientów. Tak zaprowadzony ład pozwala na szersze możliwości zagospodarowania przestrzeni biurowych. Niezwykle istotne okazuje się w tej kwestii zapewnienie najwyższego stopnia bezpieczeństwa wszystkich danych wrażliwych, które ujęte są w dokumentacji.

Archiwizacja dokumentacji firm – czym jest?

Archiwizacja akt firmowych należy do jednego z licznych obowiązków, które ciążą na przedsiębiorstwach. Niezwykle ważne jest zabezpieczenie dokumentacji oraz sprawne orientowanie się w okresie konieczności przechowywania poszczególnych druków.

Archiwizacja akt firmowych – obowiązek prawny

Art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej wskazuje jednoznacznie, iż podatnicy mają obowiązek skrupulatnego prowadzenia ksiąg podatkowych, które należy odpowiednio przechowywać. Archiwizacja dokumentacji, o których mowa w Ordynacji, obejmuje:

• księgę przychodów,
• księgę rozchodów,
• ewidencje przychodów,
• ewidencje środków trwałych,
• ewidencje przebiegu pojazdu,
• rejestry VAT,
• faktury korygujące,
• faktury sprzedaży,
• faktury zakupu,
• noty księgowe,
• noty korygujące,
• dowody wewnętrzne,
• dokumenty pochodzące z inwentaryzacji.

Archiwizacja dokumentacji medycznej – na czym polega?

Obowiązujący od 2018 roku art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych dotyczących wskazuje na konieczność zabezpieczania danych wrażliwych takich jak:

• kod genetyczny,
• uzależnienia,
• życie seksualne.

Powyższe dane mogą być przetwarzane tylko w wypadku:

• działania na rzecz ochrony stanu zdrowia pacjenta,
• świadczenia usług medycznych,
• leczenia pacjentów,
• zarządzania wykonywaniem usług medycznych.

Niezwykle ważna w świetle prawa i dla zachowania dobra pacjentów jest bezpieczna archiwizacja dokumentacji. Pacjent musi mieć pewność, iż podając swoje dane i poddając się leczeniu, informacje na jego temat są przechowywane jak najlepiej.

Archiwizacja dokumentacji medycznej – jak długo?

Zasady RODO nakazują, by dokładać wszelkich starań w celu minimalizowania danych. Ograniczony został również czas ich przechowywania. Podawane przez pacjentów dane, które umieszczane są w specjalistycznych drukach, winny być przechowywane w formie, która skutecznie uniemożliwia identyfikację osób. Archiwizacja dokumentacji tego typu powinna trwać tak długo, jak trwa okres leczenia i świadczenia innych usług medycznych.

Firma archiwizująca dokumenty – jaką pomoc świadczy?

Dzięki wsparciu profesjonalnych firm (np. Destroy & Recycling), które archiwizują dokumenty można w fachowy i niezwykle bezpieczny sposób:

• segregować dokumentację na archiwalną (kat. A) oraz niearchiwalną (kat. B),
• porządkować akta rzeczowo,
• układać akta chronologicznie,
• wykonywać spis akt,
• skutecznie zniszczyć zbędne dokumenty,
• pakować dokumentację do pudeł z oznakowaniem.