23 maja, 2024

Jak przebiega archiwizowanie dokumentów w archiwum zewnętrznym?

2 min read

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z przetwarzaniem i generowaniem różnego rodzaju dokumentów, księgowych, osobowych, jak i tych związanych z bieżącą dzielnością przedsiębiorstwa np. wszelka dokumentacja dotycząca realizowanych projektów. Wszystkie te dokumenty powinny zostać uporządkowane i zarchiwizowane. Jak powinno przebiegać prawidłowe archiwizowanie dokumentów dowiesz się z tego artykułu.

Kwalifikacja i porządkowanie dokumentów

Profesjonalna archiwizacja dokumentacji rozpoczyna się od zakwalifikowania poszczególnych dokumentów do odpowiedniej kategorii. Wyróżniamy dokumenty kategorii A, które po oddaniu do archiwum przechowuje się przez cały czas jak i kategorii B, które po upływie określonego czasu podlegają zniszczeniu. Po dokonaniu podziału dokumentów na te dwie kategorie należy je uporządkować. W tym celu tworzy się tak zwane zespoły archiwalne obejmujące dokumenty z tego samego zakresu rzeczowego np. akta osobowe.

Archiwizacja dokumentów powinna również obejmować stworzenie poszczególnych jednostek archiwalnych np. poprzez założenie teczek i spisanie ich zawartości. Następnie poszczególne jednostki archiwalne układane są w specjalnych pudłach lub segregatorach. Tak przygotowane akta trafiają do archiwum, zakładowego lub zewnętrznego w zależności czy dana firma zleca archiwizowanie dokumentów podmiotowi zewnętrznemu lub robi to we własnym zakresie.

Dlaczego warto zlecić archiwizowanie akt profesjonalistom?

Archiwizowanie akt wymaga dużej wiedzy i doświadczenia. Sposób nadzoru i porządkowania dokumentacji szczegółowo określają przepisy prawa. Ponadto archiwizowanie dokumentów wiąże się z poświęceniem dużej ilości czasu, gdyż przed zdeponowaniem dokumentacji w archiwum należy ją wcześniej odpowiednio przygotować poprzez jej spisanie i uporządkowanie. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw, które zatrudniają tylko kilku pracowników, trudno sobie wyobrazić, żeby na kilka tygodni oddelegować 2 czy 3 osoby tylko do tego zadania.

Warto więc do tego celu wynająć profesjonalną firmę, która świadczy usługi archiwizacyjne. Pracownicy tego rodzaju przedsiębiorstw dysponują szeroką wiedzą w zakresie tworzenia oraz nadzoru nad archiwaliami. Dzięki temu możemy mieć pewność, że nasze dokumenty zostaną prawidłowo uporządkowane oraz zakwalifikowane do odpowiednich kategorii archiwalnych.

Ponadto profesjonalne firmy zajmujące się usługami archiwistycznymi takie jak np. www.ekoakta.pl/ oferują również usługę przechowywania dokumentów w pomieszczeniach o odpowiedniej wilgotności przez co dokumenty pod wpływem czasu nie ulegają niszczeniu.

Kolejną zaletą jest też fakt, że firmy te biorą pełną odpowiedzialność za zdeponowane u nich dokumenty. Dzięki temu przedsiębiorca jest zwolniony z prowadzenia we własnej siedzibie archiwum zakładowego.

Jak zatem widzimy przechowywanie i archiwizacja dokumentów to złożony proces, który wymaga dużej wiedzy i doświadczenia, warto go więc powierzyć profesjonalistom.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Copyright © All rights reserved. | Newsphere by AF themes.