Skuteczna utylizacja dokumentów – jak to robić prawidłowo?

Bezpieczeństwo danych jest sprawą priorytetową każdej firmy. Wyciek poufnych informacji może doprowadzić do poważnych tarapatów finansowych, konsekwencji prawnych, a przede wszystkim utraty dobrego imienia i zaufania publicznego, Dlatego powstały przepisy, które skrupulatnie opisują, w jaki sposób ma się dokonywać prawidłowa utylizacja dokumentów, która w pełni chroni zastrzeżone materiały, zawarte w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Skuteczna utylizacja dokumentów

Podstawowym warunkiem bezpiecznego niszczenia dokumentów jest jego zgodność z normą DIN 66399 opracowaną przez Standards Committee for Information Technology and Applications, która określa procedury dotyczące postępowania ze zwykłym papierem, jak i nośnikami cyfrowymi. Kategoryzuje ona typ danych według poszczególnych trzech klas poufności i na tej podstawie precyzuje odpowiednią ochronę. Inne standardy dotyczą:

• informacji wewnętrznych, jak katalogi, reklamy, notatki
• wrażliwych danych, jak korespondencja ofertowa, dane osobowe, wnioski, umowy
• wysoce poufnych danych, jak wyniki finansowe, sprawozdania

Precyzyjny sprzęt niszczący

Zgodnie z normą DIN 66399, aby utylizacja dokumentów była całkowicie bezpieczna, musi być wykonana przy pomocy specjalnych maszyn i określonych procedur niszczenia, które gwarantują np. odpowiednią powierzchnię ścinki oraz rozmiary paska. Wprowadza ona również siedem poziomów bezpieczeństwa dla wszystkich nowoczesnych nośników informacji.

Miejsce utylizacji dokumentów

Według istniejących przepisów niszczenie dokumentów uzależnione jest również od stopnia ich tajności. Niektóre informacje mogą być gromadzone na terenie przedsiębiorstwa w dostarczonych przez Destroy specjalnych, bezpiecznych pojemnikach z aluminium, wysokogatunkowego plastiku, drewnianych szafkach, czy workach bankowych, które następnie są odbierane i niszczone.

Wiele dokumentów, cechujących się wysokim kryterium poufności, nie może być przewożonych poza granice instytucji. Utylizacja akt musi odbywać się w obrębie siedziby danego sądu. Dokonuje się jej poprzez podstawienie samochodu, wyposażonego w profesjonalny sprzęt i dokonanie niszczenia. Utylizacja akt firmowych wygląda w analogiczny sposób i jest całkowicie bezpieczna dla działalności przedsiębiorstwa.

Utylizacja dokumentów przez firmę zewnętrzną

Utylizacja dokumentów firmowych może spoczywać na odpowiedzialności przedsiębiorstwa, lecz wiąże się to dodatkowymi kosztami zakupu profesjonalnych urządzeń niszczących, pojemników do gromadzenia informacji oraz zapewnienia odpowiedniego transportu. Korzystając z usług Destroy, mamy pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z prawem, bez zbędnych formalności, co potwierdza certyfikat po zakończeniu zlecenia.